Ensayo

La gerencia de proyecto o también administración de proyectos Hace parte de todas las actividades que se adelantan en la etapa de ejecución de un proyecto, que por la magnitud de las inversiones, por una participación grande contratistas encargados por el cumplimiento  de compromisos específicos, por la complejidad y diversidad de las acciones que se realizan y la secuencia de las mismas, determinan la generación permanente de conflictos entre los actores, lo cual advierte la necesidad de instaurar un modelo gerencial que dirija y coordine las diferentes actividades encaminadas a garantizar la entrega oportuna del proyecto dentro de las especificaciones de alcance, costo y calidad.

la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas, y  técnicas  a  las  actividades  del  proyecto  para  satisfacer  los  requisitos  del  mismo.  El  término  de  dirección  de  proyectos  es  muchas  veces  utilizado  por  organizaciones  orientadas  a  proyectos  que  gestionan  sus  actividades  u  operaciones  continuas  o  que  intentan  alcanzar  sus  objetivos  utilizando  técnicas de gestión de proyectos.

La gestión de proyectos como también la conocemos como gerencia o administración de proyectos, es la que nos ayuda a integrar los procesos de varias formas, como lo es planificar, captar, dinamizar, organizar y administrar los recursos, con el fin de realizar lo requerido para el desarrollo del proyecto.

Hablar de gestión de proyectos nos lleva a las funciones gerenciales o administrativas que se relacionan en la etapa de ejecución del  ciclo del proyecto, si se parte desde la administración en los proyectos no se debería excluir las demás etapas del proyecto, esto nos lleva al éxito del mismo.

Podemos especificar que el gerencia de proyectos informáticos las habilidades al  desarrollarse en los roles de líder, comunicador, planeador e integrador; además, de que posee una visión clara de los procesos y de la capacidad de formular y trabajar bajo un adecuado sistema que posibilite el fácil manejo de los detalles requeridos para lograr con un alto grado de calidad en los objetivos pre-definidos.

En pocas palabras, la gerencia de proyectos planifica, organiza, dirige y controla, gracias a 5 habilidades gerenciales:

• 1)      Solución de problemas y toma de decisiones
• 2)      Negociar con socios, beneficiaros y otros actores del proyecto,
• 3)      Conceptualizar problemas y soluciones, y diseñar estrategias,
• 4)      Manejo de equipo humano que incluye a los beneficiarios y socios, que es de por sí un punto interesante, pues muchas gerencias cometen el grave error de confundir gerencia con liderazgo,
• 5)      Comunicación, para informar sobre el progreso.

En la actualidad las empresas, organizaciones públicas, gremios, y las naciones en sí, ya sean países desarrollados o en vía de desarrollo, para mantenerse competitivos están utilizando cada día más la Gerencia de Proyectos como su aliado número uno, debido a que esta reúne todas las áreas del conocimiento aplicados en la administración moderna, tal como afirma Gustavo Beltrán, Consultor empresarial y de proyectos “La tendencia de pensamiento de hoy está basada en el fortalecimiento del conocimiento en esta disciplina, ya que muchos expertos en la materia visualizan un futuro en el que los pequeños equipos sustituyan a las estructuras organizacionales tradicionales por proyectos de corto alcance, y al hablar de corto alcance hablamos de plazos inferiores a un año.”

Esta idea es comprensible si se tiene en cuenta las múltiples ventajas que trae para las empresas la gerencia de proyectos informáticos, entre las cuales resaltamos:

• Logra un producto final que cumple con los pre-requisitos dados
• Existe la posibilidad de planificar, identificar,  analizar con prontitud, cualitativamente y cuantitativamente el riesgo, por lo cual hay una significativa reducción de los mismos
• Medición de cumplimiento respecto a un plan
• Optimización y mayor eficiencia en las actividades
• Satisfacción del cliente, pues es desde las perspectivas del éste, de la alta gerencia y de los gerentes funcionales en el ámbito de las comunicaciones bajo las cuales actúa el buen gerente de proyectos informáticos.

 Con lo anterior se puede evidenciar el gran soporte que le da a las empresas en la  gerencia de proyectos al generar y llevar a cabo proyectos que dan cumplimiento a las necesidades de las empresas y a la optimización de las actividades y productos de la misma desde el área informática. Lo que representa una relevancia aún mayor de lo visible a simple vista, sobretodo, si se tiene en cuenta la gran importancia que la información y la tecnología tienen en nuestra época. En conclusión, la gerencia de proyectos es necesaria  para todas las empresas de hoy en día para generar calidad y progreso, que distinga a la empresa de las demás, en esta sociedad competitiva.

Ciclo de Vida de proyectos

Los proyectos se dividen en fases con objeto de facilitar su gestión, mejorar el control y mantener el proyecto alineado con los objetivos, cada fase termina con la realización de  uno o varios entregables, también cada fase puede ser vista como un su proyecto al cual también se dividen fases y entregables. Y viene acompañado de unos procesos que de acuerdo al Estándar PMI son:

Procesos de iniciación, para autorizar el comienzo del proyecto o de cualquiera de sus fases.

•Procesos de planificación, para definir y refinar objetivos, selección de la mejor alternativa o enfoque de proyecto para alcanzar los objetivos propuestos para el proyecto.

•Procesos de ejecución, para coordinar todo tipo de recursos necesarios para llevar a cabo el plan desarrollado en los procesos de planificación.

•Procesos de control, para asegurar que se alcanzan los objetivos planteados mediante la supervisión y medición del rendimiento que permita tomar las acciones correctivas necesarias.

•Procesos de cierre, para aceptar el proyecto o una de sus fases y proceder además al cierre ordenado del mismo.

TIC en la gerencia de Proyectos

La gerencia de proyectos en las TIC también maneja las características principales de una gerencia de proyectos en general  donde las técnicas para el desarrollo del software han ido evolucionando, guiadas por diferentes  propuesta metodológicas. Donde por lo general dividen el ciclo de desarrollo en las siguientes fases

·         Fase 1: Planificación

·         Fase2: Análisis y Diseño en General

·         Fase 3: Diseño Detallado y Construcción

·         Fase 4 : Pruebas Implantación

·         Fase 5 Producción mantenimiento

Criterios para la evaluación de proyectos

La Evaluación de proyectos es un proceso por el cual se establece y determina los cambios generado por un proyecto a partir de comparar entre el estado actual y el estado previsto a su planificación, es decir se quiere identificar que tanto un proyecto a cumplido sus objetivos o bien que tanta capacidad poseería

para cumplirlos , también en la evaluación de proyectos se produce información para la toma de decisiones por lo que también se le puede ver como una actividad orientada a mejorar la eficacia.

La evaluación de proyectos tiene unos criterios bases que permiten establecer conclusiones donde en la mayoría de los casos se toma en cuenta los criterios de la OECD  para la cooperación internacional: la pertinencia ("relevance"), eficacia ("effectiveness"), eficiencia ("efficiency"), impacto ("impact") y sostenibilidad ("sustainability".

Investigar sobre el papel que debe tener un gerente de proyectos

En cada una de las fases de ejecución de estos el gerente de proyectos también llamado gestor de proyectos, director de proyectos tiene como funciones trascendentales como la gestión de los recursos, el control de los gastos y liderazgo de equipos  orientados a la satisfacción  de un objetivo o meta  planteada en el alcance del proyecto. El gerente de proyecto aporta sus conocimientos y habilidades, se apoya en el uso de métodos y herramientas y tecnología que le permiten alcanzar sus objetivos ofreciendo resultados de calidad.  Papel de un gerente de proyecto en cada una de su fase

1.    Inicio del Proyecto.

·         Proyecto creando documento donde se recojan el alcance del proyecto, cronograma y presupuesto.

·         Obtener la aprobación del patrocinador del proyecto.

·         Identificar a los interesados ​​en el proyecto, sus funciones y responsabilidades.

·         Realizar un análisis de la viabilidad del proyecto.

2.    Estrategia de Planificación.
Desarrollar, evaluar y seleccionar la estrategia adecuada para el proyecto, teniendo en cuenta el Rendimiento, coste, tiempo  y limitaciones de alcance.

3.    Implementación del plan de proyecto
Crear cronograma del proyecto sobre la base de alguna de las metodologías para la gestión de proyectos.
Desarrollar el plan de comunicación.
Elaborar el plan de gestión del riesgo.

4.    Ejecución y control de proyecto
Dirigir el plan.
Ejecutar las acciones necesarias para su puesta en marcha.
Hacer un seguimiento del progreso del proyecto.
Monitorizar tiempos, costes, calidad y riesgos.
Proceder a la finalización y entrega de proyecto.
Recopilar lecciones aprendidas.